情報セキュリティポリシー

(1) 当社におけるお客様個人情報の利用目的

当社で保有するお客様個人情報利用目的は次のとおりです。

• I.電気通信サービスの提供、コンピュータ及びソフトウェア等の販売、各種ソリューション及びシステムの開発、及びシステム運用サービスの提供における、商品及び請求書等各種書類の発送、関連するアフターサービス、新商品・サービスに関する情報のお知らせのため。
• II.通常の会社運営を行うにあたり、物品の購入、作業の受委託、金融取引等の契約関係に基づく取引を行うため。
• III.メールマガジンの配信、セミナーやフォーラムの案内、報道対応等の情報公開を行うため。
• iv.会社のセキュリティ確保のために、来訪者及びその来訪目的並びに会社のサーバ等にアクセスした者及びそのアクセス目的等を管理するため。

本条に定める利用には、COOKIEその他の識別子と当社の保有するお客様の個人情報を紐付けて管理し、利用する場合を含みます。
当社は必要に応じて、お客様個人情報が最終的にどのような目的で利用されるのかをお客様本人が想定できるように、具体的な利用目的を通知、又はホームページ等で公表等いたします。
なお、お客様から直接書面(電磁的記録含む)にて記載されたお客様個人情報をお預かりする場合は、あらかじめ利用目的を明示させていただきます。
また、個人情報保護法第18条第3項にあたる場合は上記の利用目的の達成に必要な範囲を超えてお客様情報を取り扱うことがあります。

(2) 第三者へのお客様個人情報の提供について

当社は、お客様からお預かりしているお客様個人情報は、個人情報保護法第27条第1項又は同法第27条第5項による場合以外は、お客様本人からあらかじめ同意を得ることなく第三者へ提供いたしません。また、お客様個人情報を提供する第三者が外国にある場合には、個人情報保護法第28条の定めに従って、9.に定める対応をとることなく、提供いたしません。

(3) お客様個人情報の共同利用について

当社は、個人情報保護法第27条第5項第3号に基づきお客様個人情報又は仮名加工情報を第三者と共同で利用する可能性があります。その場合は、あらかじめ以下の項目を通知、又はホームページ等で公表等することとします。

• ➀共同利用する旨
• ➁共同して利用されるお客様個人情報の項目又は仮名加工情報
• ➂共同して利用する者の範囲
• ➃共同して利用する者の利用目的
• ➄当該お客様個人情報又は当該仮名加工情報の管理について責任を有する者の氏名又は名称及び住所並びに法人の場合にあっては、その代表者の氏名

上記において通知、又はホームページ等で公表等した後、同項第4号に規定する利用目的又は第5号に規定する当該責任を有する者を変更する場合はあらかじめ、同項第5号に規定する当該責任を有する者の氏名、名称若しくは住所又は法人にあっては、その代表者の氏名を変更した場合は遅滞なく、その旨を通知、又はホームページ等で公表することとします。

(4) お預かりしているお客様個人情報の開示等の手続きについて

当社は、当社がお預かりしているお客様個人情報の開示・訂正・追加・削除・利用停止・消去の請求、お客様個人情報の第三者提供記録の開示の請求、お客様個人情報の第三者提供の停止の請求に個人情報保護法の定めに従って、対応させていただきます。

• i.開示等の求めに必要な書類

開示等の求めを行う場合は、お客様個人情報対応窓口あてに、電話または電子メールにてご連絡下さい。折り返し、必要な様式を送付いたしますので、必要書類を添付の上、お客様個人情報対応窓口へ郵送により提出願います。

• ▪「個人情報開示請求書」
• ▪「個人情報第三者提供記録開示請求書」
  
  • ※開示請求には、別途、手数料1,000円（消費税込み）が掛かります。（手数料は、現金書留にて郵送願います。開示方法について、書面または電磁的方法を選択願います。）
• ▪「個人情報訂正請求書」
• ▪「個人情報利用停止・消去請求書」
• ▪「個人情報第三者提供停止請求書」
• ▪ 添付書類「本人確認ができる公的証明書等」

• ii.請求書送付先

〒104-0044
東京都中央区明石町8番1号 聖路加タワー15階
エヌアイシー・ソフト株式会社 お客様個人情報対応窓口

• 電話番号
• 03-6278-1212

• 受付時間
• 月曜日～金曜日 9:00～17:30
  (年末年始、祝日、当社が別途定める休日を除く)

• 電子メール
• nics_soumu@niandc.co.jp

• ※｢開示等の求め｣に関して取得したお客様個人情報の扱いについて
  開示等の求めによりお預かりしたお客様個人情報の利用目的は、開示等の求めに必要な範囲のみで取り扱うものとします。

(5) 当社のお客様個人情報等に関するご相談窓口

当社のお客様個人情報等の取り扱い(お客様個人情報の安全管理のために講じた措置を含みます。)に関するご相談については、上記(4)-iiのお客様個人情報対応窓口まで、お手紙・メールにてお申し出下さい。なお、ご来社頂いてのお申し出はお受けかねますので、ご了承賜わりますようお願い申し上げます。

(1) 組織的安全管理措置

委員会や各組織の管理責任者などの管理体制の構築、社内規程の整備、管理台帳やプロセス管理表などのステートメントの作成、更に継続的な改善など組織的な管理体制を構築しています。

(2) 人的安全管理措置

役員、従業員、パートナー社員を問わず、お客様個人情報を取り扱う全ての従業者に、お客様個人情報保護の重要性を周知・啓発し、守秘義務契約の締結と共に必要な監査・監督を行いその実効性を担保します。また、お客様個人情報の取扱業務を委託する場合は、委託先（再委託先等を含みます。）が適切にお客様個人情報を管理しているか監督し、改善が必要な場合には速やかに改善依頼を行います。改善が見られない場合には、委託先の変更その他の必要な措置を講ずるものとし、厳格に対応いたします。

(3) 物理的安全管理措置

お客様個人情報を取り扱う建物やフロアの入退室管理、盗難等の防止、火災・落雷等によるお客様個人情報の棄損に対する対策、システムや文書の持出し・移送・保管時における施錠などの諸対策を講じます。

(4) 技術的安全管理措置

個人データにアクセスする場合の認証・権限管理・制御・記録などのアクセス管理、システムへの不正ソフトウェア対策やウィルス対策、暗号化や責任の明確化などによる移送・送受信時の対策、情報システムの監視などの技術的管理措置を講じます。

(5) 外的環境の把握

外国においてお客様個人情報を取り扱う場合には、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握したうえで、お客様個人情報の安全管理のための措置を講じます。

(1) 当社におけるお取引先等特定個人情報等の利用目的

当社で保有するお取引先等特定個人情報等の利用目的は次の事務の範囲のとおりです。

• i.報酬、料金、契約金、及び賞金の支払調書作成に係る事務
• ii.不動産の使用料等の支払調書作成に係る事務
• iii.不動産等の譲受けの対価の支払調書作成に係る事務
• iv.不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書作成に係る事務

なお、お取引先等から直接書面にて記載されたお取引先等特定個人情報等をお預かりする場合は、個人情報保護法第21条第４項各号に該当する場合を除き、その都度、利用目的を明示させていただきます。
ただし、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（以下、「番号法」という。）第30条第３項で読み替える個人情報保護法第18条第３項第１号又は第２号にあたる場合はこの限りではありません。

(2) 第三者へのお取引先等特定個人情報の提供について

当社は、お取引先等特定個人情報を第三者提供しません。
ただし、番号法第19条各号に定める場合には、事前に本人の同意を得ることなく、必要な特定個人情報を関係する第三者に提供すること、又は、関係する第三者から必要な特定個人情報の提供を受けることがあります。

(3) 共同利用に関するお取引先等個人情報について

当社が、お取引先等からお預かりしているお取引先等特定個人情報を、特定の者との間で共同利用することはいたしません。

(4) お預かりしているお取引先等特定個人情報等の開示等の手続きについて

当社がお預かりしたお取引先等特定個人情報等の開示・訂正・利用停止等の求めに対応させていただきます。

• i.開示等の求めに必要な書類

開示等の求めを行う場合は、お客様個人情報対応窓口あてに、電話または電子メールにてご連絡下さい。
折り返し、必要な様式を送付いたしますので、必要書類を添付の上、お客様個人情報対応窓口へ郵送により提出願います。

• ▪「特定個人情報等開示請求書」
  
  • ※開示請求には、別途、手数料1,000円（消費税込）が掛かります。（手数料は、現金書留にて郵送願います。開示方法について、書面または電磁的方法を選択願います。）
• ▪「特定個人情報等訂正請求書」
• ▪「特定個人情報等利用停止・消去請求書」
• ▪「特定個人情報等第三者提供停止請求書」
• ▪ 別紙「本人が確認できる公的証明書等について」

• ii.請求書送付先

〒104-0044
東京都中央区明石町8番1号 聖路加タワー15階
エヌアイシー・ソフト株式会社 お客様個人情報対応窓口

• 電話番号
• 03-6278-1212

• 受付時間
• 月曜日～金曜日 9:00～17:30
  (年末年始、祝日、当社が別途定める休日を除く)

• 電子メール
• nics_soumu@niandc.co.jp

• iii.開示等の求めに関して取得したお取引先等特定個人情報等の扱いについて

• 開示等の求めによりお預かりしたお取引先等特定個人情報等の利用目的は、開示等の求めに必要な範囲のみで取り扱うものとします。

(5) 当社のお取引先等特定個人情報等に関するご相談窓口

当社のお取引先等特定個人情報等の取扱い（お客様個人情報の安全管理のために講じた措置を含みます。）に関するご相談窓口については、上述(4)-iiのお客様個人情報対応窓口まで、お電話・お手紙・メールにてお申し出下さい。なお、ご来社頂いてのお申し出はお受けかねますので、ご了承賜わりますようお願い申し上げます。

(1) 組織的安全管理措置

委員会や各組織の管理責任者などの管理体制の構築、社内規程の整備、管理台帳やプロセス管理表などのステートメントの作成、更に継続的な改善など組織的な管理体制を構築しています。

(2) 人的安全管理措置

役員、社員、派遣社員を問わず、お取引先等特定個人情報等を取り扱う全ての従業者に、お取引先等特定個人情報等の保護の重要性を周知・啓発し、守秘義務契約の締結と共に必要な監査・監督を行いその実効性を担保します。また、お取引先等特定個人情報等の取扱業務を委託する場合は、委託先（再委託先等を含みます。）が適切にお取引先等特定個人情報等を管理しているか（再委託に係る許諾を適切に得ること、委託先が再委託先等に対して必要かつ適切な監督を行っていることを含みます。）監督し、改善が必要な場合には速やかに改善依頼を行います。改善が見られない場合には、委託先の変更その他の必要な措置を講ずるものとし、厳格に対応いたします。

(3) 物理的安全管理措置

お取引先等特定個人情報等を取り扱う建物やフロアの入退室管理、盗難等の防止、火災・落雷等によるお取引先等特定個人情報等の棄損に対する対策、システムや文書の持出し・移送・保管時における施錠などの諸対策を講じます。

(4) 技術的安全管理措置

個人データにアクセスする場合の認証・権限管理・制御・記録などのアクセス管理、システムへの不正ソフトウェア対策やウィルス対策、暗号化や責任の明確化などによる移送・送受信時の対策、情報システムの監視、などの技術的管理措置を講じます。

(5) 外的環境の把握

外国においてお取引先等特定個人情報等を取り扱う場合には、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握したうえで、お取引先等特定個人情報等の安全管理のための措置を講じます。